Perubahan dan Pengembangan Organisasi

1. Pengertian Perubahan dan Pengembangan Organisasi

Pada  dasarnya  setiap  kegiatan  yang  dilakukan  oleh  setiap  individu  ataupun  kelompok  pasti  akan  mengalami  perubahan  dan  perkembangan  seiring  berjalannya  waktu,  begitu  pula  dengan  organisasi.  Dalam  hal  ini  saya  hendak  menjelaskan  tentang  perubahan  dan  perkembangan  yang  dialami  dalam  organisasi,  beserta  hal-hal  yang  terkait.

Faktor  perubahan  organisasi  terbagi  2,  yaitu:

Faktor  internal

Adalah  segala  keseluruhan  faktor  yang  ada  di  dalam  organisasi  dimana  faktor tersebut  dapat  mempengaruhi  organisasi  dan  kegiatan  organisasi. 

Proses  kerjasama  yang  berlangsung  dalam  organisasi  juga  kadang-kadang merupakan  penyebab  dilakukannya  perubahan.  Problem  yang  timbul  dapat menyangkut  masalah  sistem  kerjasamanya  dan  dapat  pula  menyangkut perlengkapan  atau  peralatan  yang  digunakan.  Sistem  kerjasama  yang  terlalu birokratis  atau  sebaliknya  dapat  menyebabkan  suatu  organisasi  menjadi  tidak efisien.

          Contoh  Faktor  Internal : 

                       a.   Perubahan  kebijakan  lingkungan.

         b.   Perubahan  tujuan. 

                      c.      Perluasan  wilayah  operasi  tujuan.

         d.     Volume  kegiatan  bertambah  banyak.

         e.      Sikap  dan  perilaku  para  anggota  organisasi.

Faktor  eksternal

Adalah  segala  keseluruhan  faktor  yang  ada  di  luar  organisasi  yang  dapat  mempengaruhi organisasi  dan  kegiatan  organisasi.  Beberapa  faktor  tersebut  antara  lain :  Politik,  Hukum , Kebudayaan,  Teknologi,  Sumber  alam,  Demografi  dan  sebagainya.

    Contoh  Faktor  Eksternal:

         a.     Politik

         b.     Hukum

         c.      Kebudayaan

         d.     Teknologi

         e.      Sumber  daya  alam

         f.       Demografi

         g.     Sosiologi

Faktor  pengembangan  organisasi  terbagi  2,  yaitu:

 

Faktor  eksternal:

Ø   Kompetisi  yang  semakin  tajam  antar  organisasi.
Ø   Perkembangan  IPTEK.
Ø   Perubahan  lingkungan  baik  lingkungan  fisik  maupun  sosial  yang  membuat  organisasi   berfikir  bagaimana  mendapatkan  sumber  di  luar  organisasi  untuk  masa  depan  organisasi.

Faktor  internal:
Ø  Struktur.
Ø  Sistem  dan  prosedur.
Ø  Perlengkapan  dan  fasilitas.
Ø  Proses  dan  saran  apabila  titik  cocok  akan  membuat  organisasi  melalui  perbaikan.
Ø   Perubahan  organisasi  dilakukan  untuk  mencocokkan  dengan  kebutuhan  yang  ada.

CIRI-CIRI  DAN  METODE  PERKEMBANGAN  ORGANISASI
 

Pengembangan  organisasi  yang  efektif  memiliki  ciri-ciri  sebagai  berikut :

  1.  Merupakan  strategi  terencana  dalam  mewujudkan  perubahan  organisasional,      yang  memiliki  sasaran  jelas  berdasarkan  diagnosa  yang  tepat  tentang  permasalahan  yang dihadapi  oleh  organisasi.
  2.  Merupakan  kolaborasi  antara  berbagai pihak  yang  akan  terkena  dampak  perubahan  yang akan  terjadi.
  3.  Menekankan  cara-cara  baru  yang  diperlukan  untuk  meningkatkan  kinerja  seluruh organisasi  dan  semua  satuan  kerja  dalam  organisasi.
  4.  Mengandung  nilai  humanistik  dimana  pengembangan  potensi  manusia  menjadi  bagian terpenting.
  5.  Menggunakan  pendekatan  komitmen  sehingga  selalu  memperhitungkan  pentingnya interaksi,  interaksi  dan  interdependensi  antara  berbagai  satuan  kerja  sebagai  bagian  integral  di  suasana  yang  utuh.
  6.  Menggunakan  pendekatan  ilmiah  dalam  upaya  meningkatkan  efektivitas   organisasi.
 
Metode  Perubahan  dan  Pengembangan  Organisasi

Ada  berbagai  teknik  yang  dirancang  para  ahli,  dengan  tujuan  meningkatkan  kemampuan berkomunikasi  serta  bekerja  secara  efektif,  antar-individu  maupun  antar-kelompok  dalam organisasi.  Beberapa  teknik  yang  sering  digunakan  berikut  ini:
  1.  Sensitivity  training,  merupakan  teknik  OD  yang  pertama  diperkenalkan  dan  yang  dahulu  paling  sering  digunakan.  Teknik  ini  sering  disebut  juga  T-group.  Dalam  kelompok kelomok  T  (singkatan  training)  yang  masing- masing  terdiri  atas  6 – 10  peserta,  pemimpin kelompok  (terlatih)  membimbing  peserta  meningkatkan  kepekaan  (sensitivity)  terhadap orang  lain,  serta  ketrampilan  dalam  hubungan  antar-pribadi.
  2.   Team  Building,  adalah  pendekatan  yang  bertujuan  memperdalam  efektivitas  serta kepuasaan  tiap  individu  dalam  kelompok  kerjanya  atau  tim.  Teknik  team  building  sangat membantu  meningkatkan  kerjasama  dalam  tim  yang  menangani  proyek  dan  organisasinya bersifat  matriks.
  3.   Survey  feedback.  Dalam  teknik  survey  feedback.  Tiap  peserta  diminta  menjawab kuesioner  yang  dimaksud  untuk  mengukur  persepsi  serta  sikap  mereka  (misalnya  persepsi tentang  kepuasan  kerja  dan  gaya  kepemimpinan  mereka).  Hasil  survey  ini  diumpan balikkan  pada  setiap  peserta,  termasuk  pada  para  penyelia  dan  manajer  yang  terlibat. Kegiatan  ini  kemudian  dilanjutkan  dengan  kuliah  atau  lokakarya  yang  mengevaluasi  hasil keseluruhan  dan  mengusulkan  perbaikan  perbaikan  konstruktif.
  4.   Transcational  Analysis  (TA).  TA  berkonsentrasi  pada  gaya  komunikasi  antar-individu. TA  mengajarkan  cara  menyampaikan  pesan  yang  jelas  dan  bertanggungjawab,  serta  cara menjawab  yang  wajar  dan  menyenangkan.  TA  dimaksudkan  untuk  mengurangi  kebiasaan komunikasi  yang  buruk  dan  menyesatkan.
  5.   Intergroup  activities.  Fokus  dalam  teknik  intergroup  activities  adalah  peningkatan hubungan  baik  antar-kelompok. Ketergantungan  antar  kelompok ,  yang  membentuk  kesatuan  organisasi,  menimbulkan  banyak  masalah  dalam  koordinasi.  Intergroup  activities dirancang  untuk  meningkatkan  kerjasama  atau  memecahkan  konflik  yang  mungkin  timbul akibat  saling  ketergantungan  tersebut.
  6.   Proses  Consultation.  Dalam  Process  consultation,  konsultan  OD  mengamati  komunikasi,  pola  pengambilan  keputusan ,  gaya  kepemimpinan,  metode  kerjasama,  dan pemecahan  konflik  dalam  tiap  unit  organisasi.  Konsultan  kemudian  memberikan  umpan balik  pada  semua  pihak  yang  terlibat  tentang  proses  yang  telah  diamatinya ,  serta menganjurkan  tindakan  koreksi.
  7.   Grip  OD.  Pendekatan  grip  pada  pengembangan  organisasi  di  dasarkan  pada  konsep managerial  grip  yang  diperkenalkan  oleh  Robert  Blake  dan  Jane  Mouton.  Konsep  ini mengevaluasi  gaya  kepemimpinan  mereka  yang  kurang  efektif  menjadi  gaya  kepemimpinan  yang  ideal,  yang  berorientasi  maksimum  pada  aspek  manusia  maupun  aspek  produksi.
     8.   Third-party  peacemaking.  Dalam  menerapkan  teknik  ini,  konsultan  OD  berperan sebagai  pihak  ketiga  yang  memanfaatkan  berbagai  cara  menengahi  sengketa,  serta  berbagai  teknik  negosiasi  untuk  memecahkan  persoalan  atau  konflik  antar-individu  dan kelompok.

2. Langkah-langkah Perubahan Organisasi

Perubahan organisasi merupakan perubahan yang berkaitan dengan pengembangan, perbaikan, maupun penyesuaian yang meliputi struktur, teknologi, metode kerja maupun sistem manajemen suatu organisasi. suatu organisasi tidak harus melaksanakan suatu perubahan. Hal ini merupakan suatu strategi untuk memenuhi beberapa keseluruhan tujuan dari suatu organisasi.Langkah tersebut terdiri dari :

a. Mengadakan Pengkajian
Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap organisasi apapun tidak dapat menghindarkan diri dari pengaruh daripada berbagai perubahan yang terjadi di luar organisasi. Perubahan yang terjadi di luar organisasi itu mencakup berbagai bidang, antara lain politik, ekonomi, teknologi, hukum, sosial budaya dan sebagainya. Perubahan tersebut mempunyai dampak terhadap organisasi, baik dampak yang bersifat negatif maupun positif. 
 

b. Mengadakan Identifikasi
Yang perlu diidentifikasi adalah dampak perubahan perubahan yang terjadi dalam organisasi. Setiap faktor yang menyebabkan terjadinya perubahan organisasi harus diteliti secara cermat sehingga jelas permasalahannya dan dapat dipecahkan dengan tepat.

c. Menetapkan Perubahan
Sebelum langkah-langkah perubahan diambil, pimpinan organisasi harus yakin terlebih dahulu bahwa perubahan memang harus dilakukan, baik dalam rangka meningkatkan kemampuan organisasi maupun dalam rangka mempertahankan eksistensi serta pengembangan dan pertumbuhan organisasi selanjutnya.
d. Menentukan StrategiApabila pimpinan organisasi yakin bahwa perubahan benar-benar harus dilakukan maka pemimpin organisasi haru segera menyusun strategi untuk mewujudkannya.

e. Melakukan Evaluasi
Untuk mengetahui apakah hasil dari perubahan itu bersifat positif atau negatif, perlu dilakukan penilaian. Apabila hasil perubahan sesuai dengan harapan berarti berpengaruh postif terhadap organisasi, dan apabila sebaliknya berarti negatif.

3. Perencanaan Strategi dan Pengembangan Organisasi

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam perencanaan strategi dan pengembangan organisasi:

• Pengamatan Eksternal

Yaitu dengan memperhatikan kesempatan dan ancaman di segala aspek, baik ekonomi, politik, teknologi, budaya dan lainnya yang semua variable itu akan membentuk karakter organisasi. Metode ini sesuai dengan yang dinyatakan oleh Wayne E. Rosing, wakil Direktur pengembangan Sun Microsystems, Inc ” Tidak ada satupun yang memotivasi Sun kecuali ketakutan akan apa yang dilakukan oleh pesaing ”.

• Pengamatan Internal

Terdiri dari eavaluasi SDM dan struktur organisasi, dengan tujuan mengukur kesiapan SDM (inputs) strategi sekarang (proses), kinerja (outputs) dan potensi dalam yang akan membentuk kedinamisan organisasi. Dalam internal terdapat dua variable yang penting, yaitu, Struktur dan Budaya. Struktur berkenaan dengan mekanisme, prosedural organisasi. Budaya adalah yang berkenaan dengan pola keyakinan dan pemikiran, aspirasi dan nilai-nilai yang diharapkan oleh semua anggota organisasi.

• Perumusan organisasi.

Adalah pengembangan planing jangka panjang, dari menejemen yang efektif dari kesempatan dan ancaman yang disinergiskan dengan kondisi internal.

• Misi

Misi Organisasi adalah tujuan atau alasan mengapa organisasi ada dan mempertegas keberadaan organisasi. Konsep misi yang disusun dengan sistemik dan general itu akan menjadikan ciri khas organisasi dengan organisasi yang lain, dan berperan terhadap uniknya nilai produk organisasi yang ditawarkan. Konsepsi misi yang apik juga dapat meminimalisir konflik internal yang dianggap kurang prinsip dan membantu meningkatkan intensitas diskusi dan kajian secara produktiv. Namun sebelum mengembangkan misi, alangkah baiknya menetukan analisis stakeholder. Dalam hal ini stakeholder organisasi adalah, SDM, atau organisasi apapun dieksternal yang yang dapat melakukan perhatian yang dipengaruhi oleh hasil itu.

• Tujuan

Adalah hasil akhir aktivitas perencanaan, dengan merumuskan apa dan kapan yang akan diselasaikan dengan mengukur sasaran.

• Strategi.

Strategi merupakan konsep perencanaan komprehensif tentang bagiamana organisasi dapat mencapai misi dan tujuan.

• Kebijakan

Adalah pedoman luas yang menghubungkan strategi dan implementasi. Kebijakan ini bersifat general yang nantinya akan diikuti dan disepesifikan dan di interpretasikan dan di implementasikan oleh devisi-devisi melalui strategi dan tujuan devisi masing-masing.

• Implementasi strategi

Adalah proses dimana manajemen mewujudkan strategi dan kebijakan dalam tindakan melalui pengembangan program, anggaran dan prosedur.

• Program

Adalah pernyataan aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan pereencanaan sekali pakai.

• Anggaran

Adalah program yang dinyatakan dalam satuan uang, setiap program akan dinyatakan secara rinci dalam biaya, yang dapat digunakan oleh SDM untuk mengelola organisasi.

• Prosedur

Sering juga disebut dengan standard operating proscedurs, yaitu langkah-langkah yang berurutan yang menggambarkan dengan rinci bagaimana suatu tugas atau pekerjaan diselesaikan.

• Evaluasi dan Pengendalian

Adalah proses yang melalui aktivitas-aktivitas dan hasil kerja dimonitor dan kinerja nyata dengan kinerja/program yang diinginkan. Hasil yang diharapkan dalam sebuah organisasi adalah bentuk peningkatan efektivitas organisasi : produk, efesiensi, dan kepuasan dalam jangka pendek, adaptasi dan pengembangan dalam jangka menengah, kemampuan berrtahan dalam jangka panjang.

4. Implikasi Manajerial

Sebab yang terjadi karena adanya perubahan dan pengembangan organisasi adalah sebuah organisasi tersebut akan mengalami peningkatan baik dalam kinerja maupun hal lainnya, organisasi tersebut juga tidak akan diam/stuck di dalam suatu posisi melainkan terus berkembang semakin hari.

Referensi:

http://id.wikipedia.org/wiki/Perilaku_organisasi

http://www.docstoc.com/docs/16676866/Perubahan-Organisasi-Organisasi-dan-Manajemen-Bisnis-Arianis-Chan-2009

http://sartikaraharjo.blogspot.com/2012/11/teori-organisasi-umum-1-perubahan-dan.html

http://ruslanberbagi.blogspot.com/2013/01/perubahan-dan-perkembangan-organisasi.html

http://mansud.wordpress.com/2009/10/14/strategi-manajerial-dan-pengembangan-organisasi-desain-organisasi-yang-efektiv-dan-efisien/